Cobrar um cliente pelo WhatsApp é uma prática eficaz e cada vez mais utilizada por empresas para manter um bom relacionamento e garantir que os pagamentos sejam realizados em dia. Enviar uma mensagem de cobrança pelo WhatsApp de forma educada e clara pode evitar prejuízos financeiros e fortalecer a confiança entre empresa e cliente. O uso deste canal permite uma comunicação direta e rápida, facilitando a resolução de possíveis pendências.
Empresas que adotam a cobrança pelo WhatsApp devem atentar-se ao tom da mensagem, mantendo sempre o profissionalismo e a cortesia. Modelos de mensagem de cobrança adaptadas para esse meio são essenciais para transmitir a informação de maneira adequada. Além disso, lembrar o cliente de um pagamento pendente por WhatsApp pode ser mais discreto e menos invasivo, aumentando as chances de receber uma resposta positiva.
Utilizar o WhatsApp para cobrança é uma estratégia inteligente para melhorar o fluxo de caixa da empresa e assegurar que os clientes estejam cientes de suas obrigações financeiras. Exemplos práticos de mensagens de cobrança, encontrados em fontes confiáveis como Blog PagBank, Cora e ContaAzul, mostram como seguir esse caminho.
Preparando para Cobrança via WhatsApp
A preparação adequada para cobranças via WhatsApp envolve compreender as leis que regem os direitos do consumidor, configurar corretamente a conta no WhatsApp Business e desenvolver mensagens de cobrança que sejam eficazes e respeitosas.
Entendendo o Código de Defesa do Consumidor
Antes de iniciar a cobrança, é crucial conhecer o Código de Defesa do Consumidor. Especialmente, o Artigo 71 que proíbe a exposição do cliente ao ridículo ou a qualquer tipo de constrangimento. Isso garante que qualquer cobrança seja realizada de maneira respeitosa e dentro da legalidade.
O Instituto de Defesa do Consumidor pode ser consultado para esclarecimentos sobre as práticas corretas. Respeitar essas diretrizes evita complicações legais e mantém a credibilidade da empresa.
Configurando o WhatsApp Business
Para cobrar clientes, utilize o WhatsApp Business, que oferece ferramentas específicas para interações comerciais. Ao configurar, preencha todas as informações da empresa, incluindo horários de atendimento e endereço.
A segurança também é essencial. Ative a verificação em duas etapas para proteger os dados dos clientes e da empresa. Certifique-se de que todas as comunicações sejam feitas por meio de uma conta autenticada e profissional.
Construindo Mensagens de Cobrança Efetivas!
Mensagens eficazes devem ser claras, objetivas e personalizadas. Use um modelo de mensagem adequado, por exemplo:
“Olá [Nome do Cliente], espero que esteja bem. Observamos que o pagamento da fatura referente ao serviço X está pendente. Poderia verificar, por favor? O vencimento foi em [Data]. Obrigado!”
A personalização demonstra empatia e respeito pelo cliente. Mantenha um tom de voz profissional e amável. Evite mensagens automáticas em excesso e responda prontamente a qualquer dúvida que o cliente possa ter.
Seguindo esses passos, a empresa minimiza impasses e melhora as chances de receber os pagamentos de forma eficiente e respeitosa.
Realizando a Cobrança
Para realizar uma cobrança eficiente pelo WhatsApp, é crucial abordar o cliente inadimplente antes e após o vencimento da dívida, oferecendo opções de negociação e parcelamento, além de garantir o envio correto da fatura e a confirmação do pagamento.
Abordagem Antes e Após o Vencimento
É importante enviar um lembrete de vencimento alguns dias antes do prazo para o pagamento. Este lembrete deve ser amigável e informativo, contendo o valor da dívida e a data de vencimento.
Exemplo de mensagem antes do vencimento:
“Olá [Nome do Cliente], este é um lembrete de que sua fatura no valor de [R$ xxx,xx] vence no dia [data]. Para sua comodidade, segue o link de pagamento.”
Caso o cliente já esteja inadimplente, é essencial enviar uma mensagem logo após o vencimento. A abordagem deve ser firme, mas respeitosa, informando sobre possíveis juros e multas que podem ser aplicados devido ao atraso.
Exemplo de mensagem após o vencimento:
“Olá [Nome do Cliente], notamos que sua fatura no valor de [R$ xxx,xx] está vencida desde [data]. Para evitar juros e multas, pedimos que regularize o pagamento o mais breve possível. Utilize o link de pagamento abaixo.”
Negociação e Opções de Pagamento
Oferecer flexibilidade na negociação pode facilitar o recebimento da dívida. Propor parcelamento ou diferentes opções de pagamento pode ser uma solução eficaz para clientes inadimplentes.
Para negociação, deixe claro que está disposto a chegar a um acordo que beneficie ambas as partes. Mantenha a comunicação aberta e disponibilize canais de suporte para esclarecer dúvidas.
Exemplo de mensagem para negociação:
“Olá [Nome do Cliente], entendemos que possa haver dificuldades no pagamento. Estamos à disposição para negociar o valor da dívida. Podemos oferecer parcelamento ou diferentes opções de pagamento para facilitar.”
Envio de Fatura e Confirmação de Pagamento!
Após acordar a forma de pagamento, envie a fatura com todas as informações necessárias, incluindo o link de pagamento para facilitar a transação via internet banking.
Acompanhe se o pagamento foi realizado e envie uma mensagem de confirmação assim que o valor for recebido.
Exemplo de mensagem de confirmação:
“Olá [Nome do Cliente], confirmamos o recebimento do pagamento no valor de [R$ xxx,xx]. Agradecemos por regularizar sua situação. Caso precise de mais alguma coisa, estamos à disposição.”
Esses passos garantem uma abordagem eficiente e profissional na cobrança de dívidas pelo WhatsApp, aumentando a probabilidade de pagamento sem perder a cordialidade.